Vekaletname İle İlgili Önemli Bilgiler

TBK madde 502’de vekâlet sözleşmesi, “vekilin vekâlet verenin bir işini görmeyi veya bir işlemini yapmayı üstlendiği sözleşme” şeklinde tanımlanmaktadır.

Vekâlet sözleşmesinin bir göstergesi olan vekâletname de bir kimsenin başka bir kimseyi belirli durumlarda kendi adına hareket edebilmesi için yetkilendirdiğine dair yazılı olarak verilen ve taraflar arasındaki temsil ilişkisini kanıtlayan bir belgedir. Vekâlet sözleşmesi taraflar arasında kalırken vekâletname düzenlenme amacına göre ilgili yere ibraz edilir.

• Vekillik sözleşmesiyle vekil bir işin görülmesi amacıyla bir taahhüt/borç altına girmelidir.
• İş, vekâlet verenin iradesine uygun olarak yerine getirilmelidir. Vekil işi sadakat ve özenle yürütmekten sorumludur. Ancak herhangi bir sonuç garantisi yoktur.
• Vekil ve vekâlet veren bir işin görülmesi için anlaşma sağlamalıdır. Vekâlet ücreti sözleşmenin zorunlu unsuru değildir. Taraflar bu ücreti baştan kararlaştırıp belirtebilecekleri gibi, işin görülmesinden sonra da bir ücret kararlaştırabilirler. Ancak sonradan çıkabilecek uyuşmazlıkları/anlaşmazlıkları önleyebilmek adına vekâlet ücretinin en baştan kararlaştırılarak sözleşmede açıkça belirtilmesi iki tarafın da yararına bir uygulamadır.

Özel bir yetkiyi gerektiren işlem için vekile açık bir yetki verilmediği takdirde vekilin bu işlemi yapma konusunda yükümlülüğü yoktur. Özel yetki gerektiren durumlar ise; dava açmak, sulh olmak, hakeme başvurmak, iflas, iflasın ertelenmesi veya konkordato talep etmek, kambiyo taahhüdünde bulunmak, bağışlama yapmak, kefil olmak, taşınmazı devretmek veya bir hak ile sınırlandırmaktır.

Vekâlet sözleşmesinde taraflar süreyi diledikleri gibi kararlaştırabilirler. Herhangi bir süre öngörülmemesi halinde ise sözleşme süresizdir.

Kendisine bir işin görülmesi konusunda öneri sunulan kişinin bu iş görme sözleşmesi önerisini reddetmesi için, kural olarak ret iradesini açıkça ifade etmesine gerek yoktur. Bir diğer deyişle sessiz kalınması kabul anlamına gelmemektedir. Ancak kendisine öneri sunulan kimse, bu iş görme konusunda resmi bir sıfata sahipse veya işin yapılması mesleğinin gereği ise ya da bu gibi işleri kabul edeceğini duyurmuşsa bu durumda kişi öneriyi hemen reddetmezse, öneriyi zımnen kabul etmiş sayılacaktır.
“Hemen” sözcüğünün anlamı, lafzi değil, makul anlamda yorumlanmalıdır. Dolayısıyla vekile, almış olduğu öneriyi en azından kısa bir süre düşünme fırsatı tanınmalıdır. Örneğin, bir avukat veya cerrah hekim kendilerine sunulan dosya ya da hasta durum raporlarını incelemeden, hemen kabul karinesiyle karşılaşmamalıdır. Marka ve patent vekilleri de bu istisnanın kapsamına girmektedirler.

TBK madde 512 ve madde 513’te vekâletin sona erme sebepleri tek taraflı sona erdirme, vekil veya vekâlet verenin ölümü, ehliyetin kaybedilmesi ve iflas olarak sayılmıştır. Ölüm, ehliyet kaybı ve iflas durumlarında vekâlet sözleşmesinin sona ermesi durumunun aksinin, taraflarca kararlaştırılması mümkündür. Vekilin tek taraflı iradesiyle sona erdirmesine istifa, vekâlet verenin tek yanlı sona erdirmesine de azil denmektedir.

Vekâlet sözleşmesinde, sözleşmenin tek taraflı olarak sona ermesi için sözleşmeyi tek taraflı olarak sona erdirmek isteyen tarafın, sona erdirmeye yönelik iradesinin açığa vurulması yeterlidir. Sona erdirmeye ilişkin irade beyanı hazırlar arasında yapılmışsa bu irade beyanı muhataba derhal varacak ve onun tarafından öğrenilmiş olacaktır. Bu andan itibaren sona erdirme hükümlerini doğuracak ve vekâlet sözleşmesi sona ermiş olacaktır.(2) Ancak bu irade beyanı hazırlar arasında yapılmamışsa, doktrinde aksi görüşün de mevcut olmasına rağmen, TBK 514 hükmü ışığında, sonuçlarının öğrenme ile doğacağı kabul edilmektedir. Tek taraflı olarak sona erdirme herhangi bir şekil şartına tabi değildir. Açık veya örtülü olarak da bu hakkın kullanılması mümkün olduğu gibi, tarafın hakkın kullanıldığını gösteren bir davranışta bulunulması da yeterlidir. Ancak iradenin muhatabın bunu öğrenmesini sağlayacak bir şekilde yapılması gerekir. Nitekim irade beyanının karşı tarafa yöneltilmemesi halinde hukuki sonuç doğurması mümkün olmaz. Her halükarda, ispat açısından yazılı olması tercih edilir.

TBK madde 512 vekâlet verene ve vekile sözleşmeyi her zaman sona erdirme yetkisi vermiştir. Vekâleti her zaman geri alabilme hakkı vekâlet verene, feshetme hakkı ise vekile ait bir haktır.(3) Vekâlet sözleşmesini tek taraflı sona erdirmek için herhangi bir süre sınırlaması yoktur. Her iki taraf da süre sınırlaması olmaksızın, karşı tarafın rızasını aramaksızın ve hatta geçerli bir sebep bile göstermesine gerek olmaksızın sözleşmeyi tek taraflı olarak feshedebilir. Ancak vekâlet sözleşmesi haklı bir sebep olmaksızın karşı taraf için uygun olmayan ve elverişsiz bir zamanda sona erdirilirse, sona erdiren taraf karşı tarafın bu yüzden uğradığı zararı karşılamakla yükümlüdür.

Tek taraflı sona erdirme halinde vekil kural olarak ücretin tamamına değil kendi yararına olan adil karşılığa hak kazanır. Vekâlet sözleşmesinin sona ermesiyle o ana kadar görülen işin bedeli muaccel olurken, vekâlet veren görülmeyen işin ifasını talep etme imkânı yoktur.

TBK’nın 514. maddesi uyarınca sona ermeyi öğrenmeyen vekilin yapmış olduğu işlemler geçerlidir.(4)

1 Ocak 2020’de uygulamaya geçirilen EPATS sisteminde aşağıdaki işlemler vekillik yetkisi ve vekâletname kontrolü olmadan yapılabilecektir(5):
a) Yeni Başvurular
b) Hukuki İşlemler (Devir, lisans, birleşme, bölünme)
c) Üçüncü Kişi İşlemleri (Yayına itiraz, itiraz sahibi tarafından yapılan yayına itirazın kararına itiraz vb.)
d) Marka Tescil Ücreti Ödeme İşlemi
e) Marka Yenileme İşlemi
f) Tasarım Yenileme İşlemi
g) Patent Yıllık Ücret Ödeme İşlemi
h) Patent Telafi Ücreti Ödeme İşlemi

SMK’nın 160. maddesi “Kurum gerekli gördüğü hâllerde vekilin yetkisini gösteren vekâletnamenin aslı ya da onaylı suretinin sunulmasını isteyebilir.” ifadesini içermektedir. Bu durumda Kurum işlemler arasında bir ayrım yapmaksızın bu talep yetkisini saklı tuttuğundan marka/patent vekilinin her durumda yazılı bir vekâlet sözleşmesi ile işi görmeye başlaması uygulamada yararlı olacaktır. Vekil işlemler esnasında vekâletnameyi Kurum’a ibraz etmese bile dosyasında saklayabilir.

Yönetmelik’in 124. maddesinde bu şartlar belirtilmektedir. Vekâletname sunulmasının gerekli olduğu hallerde vekâletname ile yetkilendirilen kişi Kurum nezdinde vekillik yapma yetkisini haiz olmalıdır. Vekâletname temsil yetkisini, tarih bilgisini, vekâlet verenin ve alanın kimlik bilgilerini içerecek şekilde yazılı olarak düzenlenmelidir. Vekâletnamenin aslı veyahut vekil tarafından aslına uygunluğu tarih bilgisiyle onaylanmış bir sureti kuruma ibraz edilmelidir.
Bu şartları taşımayan bir vekâletnamedeki eksiklerin giderilmesi için vekile iki ay süre verilir. Bu süre içinde de eksikliklerin giderilmemesi halinde başvuru ya da talep yapılmamış sayılır. SMK’ya veya bu Yönetmeliğe göre vekâletname sunulmasının gerekli olduğu hallerde, vekilin Kurum nezdinde vekillik yapma yetkisini haiz olması, temsil yetkisini ve tarih bilgisini içeren yazılı vekâletname aslının veya vekil tarafından aslına uygunluğu onaylanmış ve onay tarihini içerir suretinin Kuruma sunulması zorunludur.

Yönetmelik’in 124. maddesinin 4. fıkrasında bu işlemler belirtilmiştir: “Kurum nezdinde başvuru veya tescilden doğan haktan vazgeçilmesi, itirazın geri çekilmesi işlemleri ile kısmen veya tamamen bu sonuçları doğuracak işlemlerin vekil tarafından yapılabilmesi için, bu yetkileri açıkça belirten vekâletname aslının veya söz konusu vekâletnamenin onaylı örneğinin Kuruma sunulması gerekir.”

Buna ek olarak, SMK’nın 160. maddesinde belirtildiği üzere yerleşim yeri yurtdışında bulunan kişiler ancak marka veya patent vekilleri tarafından temsil edilebilir ve işlemlerinde vekâletname sunmak zorundadır. Vekâletname sunmadan asil tarafından gerçekleştirilen işlemler yapılmamış sayılır.

Yönetmelik’in 124. maddesinin 3. fıkrası uyarınca, vekâletname ibrazı zorunlu işlemlerde zorunlu şartları taşıyan bir vekâletnamenin sunulmamış olması halinde vekile 2 ay süre verilir. Bu süre içinde de şartları taşıyan bir vekâletname sunulmadığı takdirde talep veya başvuru hiç yapılmamış sayılır.

Yönetmelik’in 124. maddesinin 6. fıkrası uyarınca, vekil aracılığıyla yapılan işlemlerde, gerekli şartları taşıyan bir vekâletnamenin Kuruma daha önce sunulmuş olması ve talep edilen işlemi kapsaması durumunda önceki tarihli vekâletnameye ilişkin bilgi verilmesi halinde vekâletnamenin yeniden sunulması gerekmez. Bu hususta önemli olan, vekâletnamenin daha önceden TÜRKPATENT’e sunulmuş ve onaylanmış bir vekâletname olması ve özgülendiği işlem için öngörülen yetkiyi içerme zorunluluğudur. TÜRKPATENT’e önceden sunulmuş ve onaylanmış bir vekâletnamenin içermediği bir işlem yapılacaksa yeniden vekâletname sunma zorunluluğu vardır.

SMK’nın 160. maddesine göre bir marka veya patent vekili tayin edildiğinde tüm işlemler vekil tarafından yapılır. TÜRKPATENT uygulamada hem vekile hem vekâlet verene tebligat gönderse de, vekile yapılan tebligat asile yapılmış sayılır. Bu durumda süreler de vekile yapılan tebligat tarihinden itibaren işleyecektir.
Kurum nezdinde bir kişinin temsili amacıyla birden fazla vekilin tayin edildiği durumlarda, yetkilendirilmiş vekillerden herhangi birine bildirimde bulunulması yeterli olup, bu bildirim asile yapılmış sayılır. EPATS üzerinden yapılan vekil değişikliği işlemlerinde tebligat açısından sorun yaşanmaması adına sunulan vekâletnamenin mevcut vekil ile çalışmaktan vazgeçme kaydını da içerdiğinden emin olunması gerekmektedir. Aksi takdirde, önceki vekili azletmek için başvuru sahibinin çalışmaktan vazgeçme işlemini EPATS üzerinden gerçekleştirmesi ve her durumda eski vekile tebligatlar için bilgi vermesi faydalı olacaktır.

EPATS’ta vekâletname üzerinde gerçekleştirilebilecek işlemler dört tanedir. Bunlar: vekil atama, vekil değişikliği, vekillikten çekilme ve vekil ile çalışmaktan vazgeçme işlemleridir. Vekil atama talebiyle vekilsiz yürütülen bir başvuru için ya da hâlihazırda bir vekil tarafından işlemi yürütülen başvuruya ikinci bir vekil olarak atanma talebi yapılabilmektedir.
Vekil değişikliği ise devam eden bir başvuru için ya da başvuru sahibinin tüm dosyaları için mevcut vekilin azledilmesine ve yeni vekilin atanmasına olanak vermektedir. Bu işlemde sunulacak vekâletname atanacak yeni vekile dair beyanın yanı sıra mevcut vekilin azline dair kaydı da içermelidir. Aksi takdirde mevcut vekil ile çalışmaktan vazgeçilmemiş olacaktır.
Vekillikten çekilme işlemi yalnıza vekil tarafından yapılabilen ve hem dosya bazında hem de başvuru sahibinin tüm dosyaları için talep edilebilen bir işlemdir.
Vekil ile çalışmaktan vazgeçme işlemi ise vekilin azli anlamına gelmekte olup, yalnızca başvuru sahibi tarafından yapılabilmektedir.

Türk Patent ve Marka Kurumu Patent Vekilliği ve Marka Vekilliği Sınav ve Sicil İşlemlerine Dair Yönetmelik’in 5. maddesi uyarınca tüzel kişi vekillerin, patent vekili veya marka vekili gerçek kişiler tarafından temsil edilmesi zorunludur.
Gerçek kişi vekil, birden fazla tüzel kişi vekilin ortağı veya çalışanı olsa dahi vekillik yetkisini sadece tek bir tüzel kişi vekili temsilen kullanabilir. Vekillik yetkisini bu şekilde kullananlar, gerçek kişi vekil olarak vekillik yapamaz. Gerçek kişi vekil, kişisel cezai sorumluluğu saklı kalmak şartıyla, temsil ettiği tüzel kişi vekille birlikte vekâlet verene karşı müteselsilsen sorumludur.

TÜRKPATENT’in güncel uygulamasına göre, Dünya Fikri Mülkiyet Örgütü (“WIPO”) aracılığıyla TÜRKPATENT sistemine giriş yapan uluslararası marka başvuruları için vekil atama işlemi yapılamamaktadır. Ayrıca marka başvurusuna ilişkin işlemler vekil tarafından vekâletname sunularak gerçekleştirilse de (örneğin karara itiraz, yayına itiraza karşı görüş sunulması vb.), işlemin sonucuna ve markanın akıbetine ilişkin tebligatlar direkt olarak WIPO aracılığıyla asile yapılmaktadır.
WIPO aracılığıyla yapılacak tebligatlar Kurum tarafından doğrudan vekile yapılan tebligatlara göre daha geç ulaştığı gözlemlendiğinden, vekilin işlemi gerçekleştirdikten sonra uluslararası başvurunun durumunu düzenli olarak takip etmesi ve gelişme olması halinde tebligatı beklemeksizin müvekkiline haber vermesi önerilmektedir.

Patent Vekilliği ve Marka Vekilliği Sınav, Sicil ve Disiplin Yönetmeliği’nin “Meslek Kuralları” başlıklı 19-(1)-l maddesi aşağıdaki hükmü amirdir.

Madde 19(1)-l: Vekil, hâlihazırda başka bir vekil tarafından ele alındığını bildiği veya bilmesi gerektiği belli bir dosya hakkında, dosya sahibinin bağımsız bir görüş alma veya vekilini değiştirme isteğini açıkça beyan etmiş olması dışında, dosya sahibiyle görüş alışverişinde bulunamaz.

Bu hüküm açık ve net olarak vekilin, hâlihazırda başka bir vekil tarafından ele alındığını bildiği veya bilmesi gerektiği belli bir dosya hakkında dosya sahibiyle görüş alışverişinde bulunması için dosya sahibinin bağımsız bir görüş alma veya vekilini değiştirme isteğini açıkça beyan etmiş olması gerektiği anlamını taşımaktadır. Bir başka ifade ile bir başka vekil tarafından takip edilen bir dosya hakkında dosya sahibinin görüş talep etmesi durumu söz konusu değil ise diğer vekilin dosya hakkında görüş bildirmesi meslek kurallarına aykırılık teşkil etmektedir. Bunun sonucunda vekil UYARMA cezası ile cezalandırılabilmektedir.

Patent Vekilliği ve Marka Vekilliği Sınav, Sicil ve Disiplin Yönetmeliği’nin “Meslek Kuralları” başlıklı 19-(1)-m maddesi de ayrıca vekillerin çok dikkat etmeleri gereken hükümleri içermektedir. Bu bent hükmü de aşağıdadır.

Madde 19(1)-m: Vekil ile takip edilen bir dosyada, başka bir vekilin dosyayla ilgili bir talimat veya vekâletname alması halinde, yeni vekil dosyanın takibiyle görevli hâlihazırdaki vekile gecikmeden yazılı bilgi verir. Hâlihazırdaki vekil ise dosyanın takibi için gerekli tüm belgeleri talep halinde, gecikmeden yeni vekile iletir.

Bu hüküm hâlihazırda vekil ile takip edilen bir dosyada, başka bir vekilin dosyayla ilgili bir talimat veya vekâletname alması durumunda, talimat alan vekilin, MUTLAKA ve GECİKMEDEN dosyanın takibiyle görevli hâlihazırdaki vekile yazılı bilgi vermesini zorunlu kılmıştır. Bildirimi alan hâlihazırdaki vekilin de dosyanın takibi için gerekli tüm belgeleri, dosyada görevlendirilen sonraki vekilin talebi halinde, gecikmeden yeni vekile iletmesi zorunludur. Bu hükme aykırı davranmanın sonucunda vekil UYARMA cezası ile cezalandırılabilmektedir.